Sistem elektronskih faktura (SEF) je digitalni sistem koji se koristi za izdavanje, slanje, prijem, čuvanje i obradu elektronskih faktura. SEF ima za cilj da zameni tradicionalne papirne fakture i olakša proces fakturisanja između poslovnih subjekata, a uz sve to je i OBAVEZAN!
SEF omogućava preduzećima i organizacijama da generišu elektronske fakture u digitalnom formatu, čime se eliminiše potreba za štampanjem i slanjem papirnih dokumenata. Elektronske fakture se obično generišu u strukturiranom formatu kao što je XML ili EDI, što omogućuje automatsku obradu i integraciju podataka u poslovne sisteme.
Prednosti SEF-a su brojne. Prvo, SEF smanjuje troškove povezane sa štampanjem, slanjem i čuvanjem papirnih faktura. Takođe, ubrzava proces fakturisanja jer elektronske fakture mogu biti automatski obrađene, a plaćanja se mogu vršiti brže. SEF takođe smanjuje mogućnost grešaka jer se podaci unose elektronski, umesto ručno.
SEF se često koristi u kontekstu elektronskog poslovanja i e-trgovine, gde se velike količine faktura razmenjuju između dobavljača i kupaca. Mnoge zemlje su uvele zakonske propise koji regulišu korišćenje SEF-a i zahtevaju da preduzeća koriste ovaj sistem za fakturisanje.
U tekstu ispod ćemo odgovoriti na neka od najčešćih problema/pitanja koje muče ljude iz privredne sfere:
Koji Zakon reguliše ovu oblast?
Obaveza korišćenja Sistema elektronskih faktura (SEF) regulisana je Zakonom o elektronskom fakturisanju („Službeni glasnik RS“, br. 94/2017). Ovaj Zakon predstavlja pravni osnov koji uređuje upotrebu i prihvatanje elektronskih faktura. Ovaj Zakon definiše pravila, propise i standarde koji se odnose na izdavanje, slanje, prijem, čuvanje i obradu elektronskih faktura.
Zakonom o elektronskom fakturisanju se uređuje izdavanje, slanje, prijem, obrada, čuvanje, sadržina i elementi elektronskih faktura i druga pitanja važna za e-fakturisanje.
Ko je u obavezi da koristi Sistem elektronskih faktura – SEF?
Prema Zakonu o elektronskom fakturisanju, u obavezi da koriste SEF za izdavanje i prijem elektronskih faktura su:
- Subjekti privatnog sektora (registrovani za PDV) i javnog sektora po osnovu međusobnih transakcija;
- PDV punomoćnici stranih lica registrovanih za PDV u Republici Srbiji, po osnovu transakcija sa subjektima privatnog i javnog sektora;
- Dobrovoljni korisnici sistema e-faktura.
Ko su Dobrovoljni korisnici SEF-a
Dobrovoljni korisnici SEF-a su svi ostali subjekti (koji nisu u sistemu PDV) i nemaju obavezu da koriste SEF po zakonu, ali mogu da se opredele za dobrovoljno korišćenja SEF-a. Ukoliko se odluče na korišćenje SEF-a, u obavezi su da ga koriste celu tekuću i narednu kalendarsku godinu. U toj situaciji se na njih sve obaveze primanja, slanja itd. primenjuju na isti način kao i na subjekte privatnog sektora.
Postoji li javno dostupna Lista korisnika sistema elektronskih faktura
Postoji! Lista korisnika sistema elektronskih faktura je javna lista koja sadrži poreske identifikacione brojeve subjekata javnog sektora, subjekata privatnog sektora i dobrovoljnih korisnika Sistema elektronskih faktura koji imaju obavezu da prime i čuvaju elektronsku fakturu u skladu sa Zakonom, kao i jedinstvene brojeve korisnika budžetskih sredstava subjekata koji su upisani u Evidenciju korisnika javnih sredstava i koja se vodi kod Centralnog informacionog posrednika upotrebom informaciono-komunikacionih tehnologija.
Lista korisnika Sistema elektronskih faktura je dostupna OVDE
Koji su obavezni elementi elektronske fakture
Zakon o elektronskom fakturisanju propisuje i elemente koje elektronska faktura treba da sadrži, a to su elementi propisani Zakonom o PDV-u. Postoji i Pravilnik o elementima elektronske fakture… po kome su osnovni elementi koje mora da sadrži e –faktura sledeći:
- Poslovno ime ili skraćeno poslovno ime, odnosno naziv, adresa, PIB i matični broj izdavaoca elektronske fakture
- Poslovni račun izdavaoca elektronske fakture
- Poslovno ime ili skraćeno poslovno ime, odnosno naziv, adresa, PIB i matični broj primaoca elektronske fakture
- Poslovni račun primaoca elektronske fakture
- Redni broj, datum i mesto izdavanja elektronske fakture
- Datum isporuke dobara odnosno pružanja usluga ili avansne uplate
- Iznos avansnih plaćanja ukoliko postoje
- Instrukcije za plaćanje
- Podatke o vrsti i količini isporučenih dobara ili vrsti i obimu izvršenih usluga
- Iznos osnovice za PDV
- Poreska stopa PDV-a
- Iznos PDV-a koji je obračunat na osnovicu;
- Ukupan iznos elektronske fakture;
- Napomena o odredbi zakona kojim se uređuje PDV na osnovu koje nije obračunat PDV
- Naziv, adresa i PIB izdavaoca;
- Jedinstveni broj korisnika javnih sredstava (JBKJS);
- JBKJS primaoca, ako je primalac korisnik javnih sredstava;
Dodatno, posebno su propisani obavezni elementi u slučajevima kada elektronska faktura (e-faktura) predstavlja dokument o smanjenju/povećanju naknade.
Može li e-faktura može sadržati i druge podatke
Može. Zakonskim odredbama je propisano da elektronska faktura može da sadrži i druge elemente propisane relevantnim zakonima (npr. Zakon o PDV), ili druge podatke relevantne za izdavaoca, primaoca ili druge zainteresovane strane.
Osim toga, uz elektronsku fakturu izdavalac može da priloži i drugu relevantnu dokumentaciju od značaja za izdavaoca, primaoca ili druge zainteresovane strane (npr. privremene situacije).
Kako se pristupa SEF-u
Postoje dva načina: Posredni i/ili neposredni.
Neposredni pristup podrazumeva dva različita načina pristupa:
- pomoću korisničkog interfejsa, kada ovlašćeno lice putem internet pretraživača može da vrši kreiranje i izdavanje e-faktura i/ili prihvatanje i odbijanje e-faktura i elektronsko evidentiranje obračuna PDV u ime subjekta prometa u okviru svojih ovlašćenja;
- pomoću API-jatj. aplikativnog sučelja (Application Programming Interface) koji omogućava povezivanje sa softverskim sistemom subjekta prometa i vršenje navedenih radnji.
Ministarstvo finansija izdalo je i UPUTSTVO za neposrednu prijavu na SEF koje možete da vidite OVDE.
Posredan pristup vrši se putem korišćenja informacionog posrednika odnosno putem nekog od programa za slanje i upravljanje eFakturama, a koji je povezan sa SEF-om.
Da li je posredan pristup, e-fakturama, takođe, besplatan?
Ne, nikako! Ovo su softverska rešenja razvijena od strane privatnih kompanija za koje mora da se plaća pretplata. Da biste probno i besplatno iskusili ovo iskustvo možete da koristite e-Invoices Online demo program. Uz pomoć ovog demo softvera možete da kreirate fakture, i da ih skinete kao PDF. Da pošaljete e-fakture na SEF. Besplatna trial verja traje 30 dana.
Kada se e-faktura smatra dostavljenom
E-faktura se smatra dostavljenom u trenutku njenog izdavanja.
U kom roku subjekat može da prihvati ili odbije e-fakturu
Primalac elektronske fakture treba da prihvati ili odbije elektronsku fakturu u roku od petnaest dana od dana prijema.
Ukoliko subjekt javnog sektora ne prihvati ili ne odbije elektronsku fakturu u navedenom roku, ista se smatra prihvaćenom. Nasuprot tome, ukoliko subjekt privatnog sektora ne prihvati ili ne odbije elektronsku fakturu u navedenom roku biće ponovo obavešten da je elektronska faktura izdata, a ako je ne prihvati u dodatnom roku od 5 dana smatraće se da je faktura odbijena.
Koje su i kakve kazne za subjekat privatnog sektora u slučaju da ne izda ili ne primi elektronsku fakturu
Naravno! Zakon je zapretio sankcijom za prekršaj za pravno lice, subjekat privatnog sektora, u rasponu od RSD 200.000 do RSD 2.000.000 ukoliko isti:
- Povredi obavezu izdavanja e-fakture
1a) Ne evidentira porez na dodatu vrednost elektronski u skladu sa Zakonom
- Koristi podatke dostupne u SEF u, a u svrhe koje nisu propisane zakonom
- Ne primi e fakturu u skladu sa Zakonom
Za navedeni prekršaj kazniće se i odgovorno lice pravnog lica subjekta privatnog sektora novčanom kaznom od RSD 50.000 do RSD 150.000.
Kada je u pitanju preduzetnik (fizičko lice koje obavlja delatnost), za navedeni prekršaj kazniće se novčanom sankcijom u iznosu od RSD 50.000 do RSD 500.000.
Propisane sankcije važe i za slučaj da se e-faktura ne čuva u skladu sa Zakonom, kao i u slučaju licu koje vrši inspekcijski nadzor nije omogućeno vršenje nesmetanog inspekcijskog nadzora i prikupljanja podataka od značaja za vršenje inspekcijskog nadzora nad određenim subjektom nadzora, uvid u podatke o poslovanju, poslovnu dokumentaciju, prateću tehničku opremu i uređaje koji su u vezi sa obavezama propisanim članom 17. Zakona.
Koliko dugo moraju da se čuvaju elektronske fakture
E-fakture izdate ili primljene od strane subjekta javnog sektora, u sistemu elektronskih faktura, se čuvaju trajno.
E-fakture izdate i primljene od strane subjekta privatnog sektora se čuvaju 10 godina od isteka godine u kojoj je e-faktura izdata.